Zu diesem Fenster gelangen Sie über das scan2find Hauptmenü Datei => Module konfigurieren

Um die Übersichtlichkeit zu verbessern und den Einstieg zu erleichtern, sind nach der Installation von scan2find nur die wesentlichen Module aktiviert. Durch die Wahl der Module ändern sich die angezeigten Menüs. Das Fenster "Neue Suche" und der Zuordnungsdialog werden erheblich von der Auswahl der Module beeinflusst.

Terminverwaltung

In der Terminverwaltung können Sie die Termine aller Benutzer erfassen und sehen. Damit die Privatsphäre gewahrt bleibt, kann bei der Erfassung eines Termins festgelegt werden, wer die Einzelheiten zu diesem Termin sehen kann.
Jeder Termin kann mit Benutzern (nur Mehrplatz) und Partnern verbunden werden. Die Termine werden auch im Fenster „Neue Suche“ angezeigt, sobald ein Partner aktiviert ist. Es gibt dort ein Register Termine/Aufgaben. 

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Vorgangsverwaltung

Vorgänge sind eine Art Sammelbehälter für Dokumente. Sie können beliebige Dokumente zu einem Vorgang zusammenfassen. Man könnte z.B. einen Vorgang für einen KFZ-Versicherungsschaden anlegen und dort alle Reparaturrechnungen, Versicherungsunterlagen und Fotos sammeln.

Die Partner zu den Dokumenten werden ebenfalls dem Vorgang zugeordnet.
Im Fenster „Neue Suche“ erscheint ein Register Vorgänge, sobald ein Partner aktiviert wurde. Das Register erhält ein Zusatzsymbol, wenn der Partner an einem Vorgang beteiligt ist.
Wenn Sie zum Register Vorgänge wechseln, können Sie direkt zu den gelisteten Vorgängen wechseln bzw. die Dokumente zum jeweiligen Vorgang direkt anzeigen lassen.

Das Gleiche gilt für Dokumente: Gehört ein Dokument zu einem Vorgang, dann erhält das Vorgangssymbol unten rechts bei den Infos zum Dokument einen grünen Balken. Von den Infos zum Dokument kann direkt zum Vorgang gewechselt werden.

Wenn das Modul Vertragsverwaltung eingeschaltet ist, können die Vorgänge auch mit Verträgen verbunden werden. Stichwort: Schäden zum Vertrag erfassen

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E-Mailempfang, E-Mailclient

Mit diesem Modul wird der Mailempfang in scan2find eingeschaltet. Der Mailclient ist ähnlich aufgebaut wie Outlook Express und ist auf das Wesentliche reduziert.
Die Absender von Emails können erkannt werden. Gibt es einen Partner zur Mailadresse, dann werden Name und Adresse sofort eingeblendet. Mit einem Klick können die Dokumente des Partner aufgerufen werden.
Im Mailclient ist ein Zuordnungsdialog enthalten, mit dem die E-Mails komplett oder die Anlagen als Dokument in scan2find übernommen werden.

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Neue E-Mail erstellen

Mit diesem Modul kann scan2find E-Mails und Serien-E-Mails senden. Man kann Mailvorlagen definieren, die beim Aufruf individuell mit den Daten des Partners gefüllt werden.

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Zählerstände

In scan2find können beliebig viele Zähler mit individuellen Namen eingerichtet werden. Die Funktion ist für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. gedacht. Die Zähler können sowohl auf dem Desktop eingeblendet als auch in MS-Office- oder OpenOffice-Dokumenten verwendet werden.

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Geburtstagsliste

Die Geburtstagsliste in scan2find hat einige sehr nützliche Zusatzfunktionen. Sie können für jeden Geburtstag einzeln eine Vorbereitungszeit angeben, damit Sie rechtzeitig informiert werden, um z.B. noch ein Geschenk zu kaufen und zu versenden. Für jeden Geburtstag gibt es ein Bemerkungsfeld, in dem Sie z.B. notieren können, was Sie geschenkt haben oder schenken wollen.

Unwichtige Geburtstage können ausgeblendet werden. Um bei langen Listen nicht durcheinander zu kommen, können die Geburtstage einzeln auf erledigt gesetzt werden (Damit Sie nicht versehentlich 2x anrufen).

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Online Zugänge

Dieses Modul vereinfacht den Zugriff auf Online-Portale. Das Modul übernimmt für Sie den Aufruf der Login-Seite und die Eingabe von Name und Passwort. In den meisten Fällen wird das Login auch abgesendet. 

In einigen Fällen schützen sich die Anbieter z.B. durch das Abtippen einer Grafikinformation vor automatischen Zugriffen. In diesen Fällen kann scan2find nur die Seite aufrufen und Name/Passwort eintragen. Ist aber immer noch eine Erleichterung.

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Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung ist in erster Linie für Versicherungsmakler entwickelt worden. In diesem Modul können die Grunddaten von Kredit- und Versicherungsverträgen erfasst werden. 

Jedes Dokument und jeder Vorgang kann mit einem Vertrag verbunden werden. Dadurch wird es möglich, mit einem Klick alle Dokumente zu einem Vertrag oder einem Schadenfall aufzurufen.

Im Fenster „Neue Suche“ erscheint ein Zusatzbutton, mit dem direkt zu den Verträgen eines Partners gewechselt werden kann.

Provisionen können erfasst und überwacht werden.

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Telefonprotokoll

Wenn der PC über eine TAPI-Schnittstelle zur Telefonanlage verfügt, kann scan2find die Telefonleitung überwachen und Anrufe automatisch erfassen. Sobald ein Anruf kommt oder über das Telefon jemand erfolgreich angerufen wird, erscheint in scan2find eine Maske zur Erfassung des Telefonats. Wenn die Nummer bekannt ist, wird auch gleich der zugehörige Partner angezeigt.

Zu jedem Telefonat können Sie Notizen machen, nach denen auch gesucht werden kann.

Damit das Modul korrekt arbeitet, müssen in den Voreinstellungen zum Arbeitsplatz zusätzliche Angaben gemacht werden (z.B. Leitung wählen).

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Wartungsmodul 

Das Wartungsmodul wurde für Systemhäuser und Handwerker erstellt. Mit dem Modul können zu jedem Kunden Anlagen und Maschinen erfasst werden. Für jede Maschine können Wartungsvorschriften und Termine festgelegt werden. Die erbrachten Leistungen können jeder Maschine zugeordnet werden. In den Auswertungen werden Kosten und Arbeitsstunden ermittelt. 
Diese Modul erfordert eine Schulung.

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Register "Datenschutz" beim Partner zeigen

Aufgrund der GSGVO aus dem Mai 2018 sind personenbezogene Daten besonders geschützt. Jeder, der personenbezogene Daten speichert, muss belegen, woher die Daten kommen, warum sie gespeichert werden und wie lange sie gespeichert werden. Die Registerseite "Datenschutz" im Fenster „Neue Suche“ ermöglicht Ihnen die Dokumentation der personenbezogenen Daten. Siehe auch Datenschutz (DSGVO)

Frei definierbare Felder für Partner

Bei einigen Anwendern reichen die vorgegebenen Felder in scan2find nicht aus. Es könnte z.B. sein, dass beim Adressimport auch die Umsatzzahlen der letzten Quartale übernommen werden sollen. Diese Probleme können mit individuellen Feldern gelöst werden.

Im Fenster „Neue Suche“ können auf einem eigenen Register Felder angelegt werden. Für diese Felder werden auch in der Datenbank Felder angelegt, die dann über Importe oder manuell gefüllt werden können. Es kann auch nach dem Inhalt der Felder gesucht werden.

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