Voraussetzungen:


Das Modul "Vorgangsverwaltung" kann über das Hauptmenü => Datei => Vorgänge verwalten oder über den scan2find Desktop aufgerufen werden.


Die Vorgangsverwaltung dient dazu, eine beliebige Anzahl von Dokumenten zu einem Vorgang zusammen zu fassen. Auf diese Weise können z.B. große Angebote oder Aufträge mit allen Begleitdokumenten logisch erfasst werden.

Jeder Vorgang hat eine Vorgangsnummer und ein Bezeichnung. Zusätzlich kann eine Vorgangsart, ein Status und eine Bemerkung zugeordnet werden. Änderungen an einem Vorgang werden in der Historie zum Vorgang protokolliert.

Wenn die Vorgangsverwaltung geöffnet ist, können aus jeder beliebigen (scan2find) Ergebnisliste Dokumente mit der Maus in den aktuellen Vorgang gezogen werden.

Ein Dokument kann mehreren Vorgängen zugeordnet werden.

Die Ergebnislisten haben rechts eine Register für Vorgänge. Wenn Sie dieses Register anklicken, können Sie sehen, zu welchen Vorgängen der jeweilige Beleg gehört. Die Vorgänge können direkt aufgerufen werden.

Sofern die Ansicht der Zuordnungsfenster entsprechend konfiguriert ist, können Sie schon direkt beim Zuordnen eines neuen Dokumentes einen Vorgang zuordnen.

Wie beim Fenster "Neue Suche" dient der obere Bereich der Suche nach Vorgängen.

Eine besondere Funktion hat das Feld "Status ausblenden". Hier können Sie festlegen, dass Vorgänge mit einem bestimmten Status (z.B. "erledigt") grundsätzlich nicht angezeigt werden. Dadurch wird die Liste sehr viel übersichtlicher.


Die Registerseiten

Hier können Sie die Bemerkungen zum Vorgang sehen und ändern. Änderungen werden in der Historie protokolliert.

 Wiedervorlagen zum Vorgang ansehen oder anlegen. Siehe Wiedervorlagen zum Vorgang.

Liste der beteiligten Partner. Diese Liste wird normalerweise von scan2find automatisch erstellt. Sobald ein Dokument dem Vorgang zugeordnet wird, prüft scan2find, ob die zugeordneten Partner in der Liste der Beteiligten geführt werden und ergänzt Diese bei Bedarf.

Verbindung mit Versicherungsverträgen. Hier können Sie sehen, mit welchen Versicherungsverträgen der Vorgang verbunden ist oder eine Verbindung zu einem Vertrag herstellen. Empfehlenswert ist die Zuordnung beispielsweise bei Schadenvorgängen. Siehe auch Vertragsverwaltung für Versicherungsverträge

Historie: Hier werden alle Änderungen am Vorgang aufgelistet.


Die Beleganzeige

Im Unteren Bereich können Sie die Belege zum Vorgang sehen (siehe auch Anzeige der Suchergebnisse). Wenn es sich um einen Vorgang mit sehr vielen Belegen handelt, können Sie eine zusätzliche Suchfunktion für die Belege einschalten, indem Sie auf <In Belegliste suchen> klicken: