scan2find kann auf Textmarken in MS-Office / OpenOffice Dateien reagieren und Felder aus der Datenbank in die Dokumente einfügen. Für häufig wiederkehrende Briefe können Sie Vorlagen definieren und z.B. die Kundenanschrift oder Daten aus der Vertragsverwaltung durch scan2find einfügen. Damit können Sie sich die tägliche Arbeit erheblich erleichtern!


A) MS Word
Die Automatisierung von MS Word-Vorlagen erfolgt ähnlich wie die Erstellung von Mailvorlagen. Sie erstellen eine ganz normale Word-Datei und setzen in dem Dokument Textmarken (Menü Einfügen => Textmarke). Als Bezeichnung für die Textmarken verwenden Sie die Variablennamen aus scan2find. Wenn Sie also den Ort aus scan2find einfügen möchten, setzen Sie im Word-Dokument an der entsprechenden Stelle eine Textmarke mit dem Namen "Ort". Wenn Sie einen Zähler einfügen möchten, dann nennen Sie die Textmarke "Zaehler_ZaehlerName" wobei ZaehlerName für den Namen des Zählers in scan2find steht.

B) MS Excel
Die Automatisierung von MS Excel-Vorlagen erfolgt ähnlich. Sie erstellen eine ganz normale Excel-Datei und vergeben in dem Dokument Namen für bestimmte Zellen (Menü Einfügen => Namen). Als Namen verwenden Sie die Variablennamen aus scan2find. Wenn Sie also den Ort aus scan2find einfügen möchten, setzen Sie im Excel-Dokument an der entsprechenden Stelle einen Namen "Ort". Wenn Sie einen Zähler einfügen möchten, dann nennen Sie die das Feld "Zaehler_ZaehlerName" wobei ZaehlerName für den Namen des Zählers in scan2find steht.


Fortsetzung für beide:
Speichern Sie das Dokument im Verzeichnis \scan2find\Vorlagen\ ganz normal ab.
In scan2find aktivieren Sie im Suchfenster einen Partner und klicken dann auf den Button <Word- oder Excel- Vorlage öffnen>. Wählen Sie Ihre Vorlage aus und klicken Sie auf <Öffnen>. Das Dokument sollte jetzt an jeder Stelle, wo Sie eine Textmarke (MS Word) oder einen Namen (MS Excel) gesetzt haben, den gewünschten Inhalt haben. Falls Sie einen Zähler eingefügt haben, wird vor der Übernahme gefragt, ob der Zähler automatisch erhöht werden soll.


Musterdateien und ausführliche Beschreibung

Zum Lieferumfang von scan2find gehören Musterdateien, mit denen Sie die Automatisierung testen können. In den Musterdateien finden Sie auch alle verwendbaren Variablennamen und eine ausführliche Beschreibung zur Vorgehensweise.
Die Musterdateien befinden sich standardmäßig im Verzeichnis {Pfad zum Archiv}\Vorlagen und heißen:
AnleitungFuerAutomatisierung_V5000.doc => enthält eine ausführliche Beschreibung

AutomatisierungOpenOfficeTab.ods => Testdokument mit Kurzbeschreibung

AutomatisierungOpenOfficeText.odt => Testdokument mit Kurzbeschreibung 

AutomatisierungTestdatei.doc => Testdokument mit Kurzbeschreibung

Briefbogen.doc => Beispiel für einen Briefbogen, darauf kann in Vorlagen zugegriffen werden

BriefkopfMitAdr.doc => Beispiel für die Verwendung eines Briefbogens. Testdatei mit Übernahme der Partneranschrift

Musterlogo.gif => Logo für Briefbogen

RechnungMitBezahlcode.doc => scan2find kann auch QR-Codes aus Textmarken generieren und in Dokumente einfügen

TestFuerAutomatisierung.xls => Testdokument mit Kurzbeschreibung 

TestFuerAutomatisierung.doc  => Testdokument mit Kurzbeschreibung

Die Musterdateien für die Vertragsverwaltung befinden sich eine Ebene darunter im Verzeichnis "Vertragsverwaltung".

AnleitungFuerAutomatisierungVertragsdokumente.doc

Briefbogen.doc => Beispiel für einen Briefbogen, darauf kann in Vorlagen zugegriffen werden

KuendigungVertragAnVU.doc => Beispiel für eine Kündigung 

VollmachtinfoAnVU.doc => Beispiel für eine Vollmacht


Auf Basis der Musterdokumente können Sie Ihren eigenen Briefkopf und Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Sie sollten die Originale aber nicht überschreiben, damit Sie jederzeit darauf zurückgreifen können, falls eine Änderung am Dokument dazu geführt hat, dass scan2find die Variablen nicht erkennt.