scan2find

Zu diesem Fenster gelangen Sie über  

das Hauptmenü Stammdaten => Adressen importieren

Dieses Unterprogramm kann Adressen aus beliebigen Quellen importieren. Es ist unerheblich, ob die Adressen aus einer Textdatei oder aus einer Datenquelle kommen. Es sollten verschiedene Importe für Lieferanten, Kunden und Interessenten definiert werden, auch wenn die Adressen derselben Datenbank entnommen werden. Nur auf diese Weise können die Kunden-, Lieferanten- und Interessenten-Kennzeichen korrekt gesetzt werden.

Importdefinitionen können mit einem Namen gespeichert werden, damit sie jederzeit wieder genutzt werden können.

Bevor Sie einen neuen Adressimport durchführen, sollten Sie auf jeden Fall ein Backup Ihrer Datenbank erstellen!

Siehe auch Backup erstellen

Startfenster des Adressenimports

In Abhängigkeit vom ausgewählten Quellentyp ändert sich die Maske für die Datenquelle. Wenn Sie nur einen Teil der Adressen aus einer Tabelle benötigen, können Sie im Feld "Einschränkung" eine SQL-Bedingung eingeben.

Bei Textdateien können Sie angeben, ob in der ersten Zeile die Feldnamen stehen, welches Textbegrenzungszeichen für Textfelder verwendet wird und ob die Textdatei im ASC- oder ANSI-Format vorliegt. 

Wichtig:

scan2find kann nur gültige Feldnamen importieren. Das bedeutet, dass die Feldnamen den SQL-Regeln entsprechen müssen. Es sind nur die normalen Buchstaben und Ziffern sowie _ (Unterstrich) erlaubt. Feldnamen dürfen keine Umlaute, Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten. Ferner sind keine Feldnamen erlaubt, die als SQL-Befehl interpretiert werden können wie z.B. Name, Time, Date. 

Felder zuweisen

Wenn die Datenquelle fehlerfrei geöffnet ist, können Sie die Feldzuordnung durchführen.

Sie sehen jetzt links die Felder Ihrer Datenquelle und in der Mitte die Felder in scan2find. Mit der Maus können Sie ein Feld einfach von links in das passende Feld von scan2find ziehen. Rechts sehen Sie direkt das Ergebnis mit dem ersten Datensatz Ihrer Datenquelle. Mit der kleinen Navigationsleiste oben rechts können Sie durch die Datensätze der Quelle scrollen, um sich die Ergebnisse anzusehen.

Ein Feld der Quelle kann in mehrere Felder bei scan2find gezogen werden (Name->Name und Name->Suchname)

In scan2find können Felder der Quelle zusammengeführt werden. Wenn in der Quelle z.B. Vorwahl und Rufnummer getrennt sind, können Sie das Feld in scan2find so aufbauen: 
VORWAHL+/+RUFNR

WICHTIG:

Suchname
Das Feld "Suchname" ist ein Pflichtfeld und muss immer gefüllt werden. Wenn es in der Datenquelle ein Feld "Matchcode" gibt, ist das wahrscheinlich gut als Suchname geeignet. Andernfalls empfiehlt sich die Kombination aus Nachname und Vorname, wie im Screenshot zu sehen.

Boolean-Felder
Diese Felder können Sie auf verschiedene Weise füllen. Entweder setzen Sie manuell die Werte 1 für Ja oder 0 für nein ein, oder Sie benutzen ein Feld der Datenquelle, wobei statt 1/0 auch Wahr/Falsch oder True/False erlaubt sind.

individuelle Partnerfelder 

Sie können auch Daten für individuelle Partnerfelder importieren. Das geht jedoch nur, wenn die entsprechenden Felder in scan2find als Textfelder angelegt wurden. Für den Ablauf ist es egal, ob sie dann mit Text, Zahlen oder Datum gefüllt werden. Der Import für individuelle Felder wird nur angezeigt, wenn das Modul "Individuelle Partnerfelder" eingeschaltet ist. Siehe Module konfigurieren

Wiederholung von Importen

Sie können Ihre Importdefinition mit einem Namen speichern, um den Import regelmäßig zu wiederholen. Eine Voraussetzung für die Wiederholbarkeit eines Importes ist aber, dass dem Feld "Partnernummer" auf jeden Fall ein eindeutiges Feld aus der Datenquelle zugeordnet wird. Wenn es keine eindeutige Partnernummer gibt, kann eine vorhandene Adresse nicht aktualisiert werden. Folge: Alle Adressen werden jedes Mal neu angelegt => Doppelte Adressen!

Import ausführen

Beschreibung:

<Feldlängen prüfen>

Mit diesem Button wird ein reiner Prüflauf gestartet, um zu überprüfen, ob die Felder in scan2find groß genug sind.

Umfang des Imports

Alle Datensätze aktualisieren

Alle Adressen werden auf Änderungen geprüft. Bei Abweichung wird der Wert aus dem Import übernommen (Auch wenn das Feld im Import leer ist!). Da jedes Feld des Partners einzeln geprüft wird, dauert dieser Vorgang deutlich länger als ein Import, bei dem nur neue Adressen angelegt werden.

Vorhandene Adressen mit Importdaten zusammenführen

Alle Daten in scan2find bleiben erhalten. Ist ein Feld in scan2find leer, aber im Import gefüllt, wird der Wert aus dem Import übernommen.

Behandlung von Partnern aus anderen Importen

scan2find führt ein Protokoll in dem die Quelle der Daten steht. Solange der Import immer den selben Namen trägt, läuft der Import ohne Beanstandung. Findet scan2find aber eine Adresse, die mit einer anderen Importdefinition übernommen wurde, greift die hier gewählte Einstellung. 

Partnernummer generieren, wenn Partnernummer fehlt

Sie können einen Import auch dann durchführen, wenn Sie bei den Feldzuordnungen das Feld Partnernummer leer lassen oder wenn das von Ihnen zugeordnete Feld auch leere Datensätze enthalten kann.

Wenn kein Haken gesetzt ist, werden alle Sätze ohne Partnernummer ausgelassen. Wenn der Haken gesetzt ist, generiert scan2find automatisch eine neue Partnernummer (Höchste bisherige Nummer +1).

Einen Import mit automatischer Generierung von Partnernummern dürfen Sie auf gar keinen Fall mehrfach durchführen!

Meldungen

Hier werden alle Probleme beim Import gelistet. Z.B. Fehlende Partnernummern, fehlende Postleitzahlen, ausgelassene Datensätze mit Begründung.