Die rechte Seite der BiPRO-Schnittstelle dient jeweils der Zuordnung. Die Verbindung mit der AMS-Datenbank wird hergestellt, sobald Sie das Feld "Dokumente in AMS zuordnen" markieren. Solange die Verbindung mit AMS besteht, wird automatisch nach Verträgen und Schäden in AMS gesucht. Wenn Sie in der Dokumentenliste scrollen möchten, sollten Sie die Verbindung zu AMS unterbrechen, weil die Geschwindigkeit dadurch stark beeinträchtigt wird.


Zuordnung zum Vertrag

Im Idealfall findet scan2find genau einen Vertrag in AMS:


Falls die Vertragsnummer nicht gefunden wird, sucht scan2find über den Namen. Sie können die Suchmaske benutzen, um die Treffer weiter einzugrenzen.

Dem gewählten Vertrag zuordnen

Sobald in der Liste Verträge angezeigt werden und ein Eintrag blau hinterlegt ist, kann das Dokument dem Vertrag zugeordnet werden. Dabei wird aus der AMS-Datenbank die AMSIDNR des Vertrages übernommen. Dann wird der Dateiname für das Dokument neu erzeugt und das Dokument wird zusammen mit einer INI-Datei im Exportverzeichnis abgelegt. Von dort übernimmt der AMS Dokumenteneingang die Dokumente. Alle Dokumente, die von scan2find an den AMS Dokumenteneingang übergeben wurden, können von dort mit der Funktion "Automatische Zuordnung" an die endgültigen Ablageorte verteilt werden. Siehe AMS DB-Zugriff / Exporteinstellungen, Einstellungen für Dateinamen und Kundenaufruf, Belegarten, Ordner, Rechte 

Dem gewählten Kunden zuordnen

Sobald in der Liste Verträge angezeigt werden und ein Eintrag blau hinterlegt ist, kann das Dokument dem Kunden zugeordnet werden. Dabei wird aus der AMS-Datenbank die AMSIDNR des Kunden übernommen. Dann wird der Dateiname für das Dokument neu erzeugt (immer ohne Vertragsnummer) und das Dokument wird zusammen mit einer INI-Datei im Exportverzeichnis abgelegt. Von dort übernimmt der AMS Dokumenteneingang die Dokumente. Alle Dokumente, die von scan2find an den AMS Dokumenteneingang übergeben wurden, können von dort mit der Funktion "Automatische Zuordnung" an die endgültigen Ablageorte verteilt werden. Siehe AMS DB-Zugriff / Exporteinstellungen, Einstellungen für Dateinamen und Kundenaufruf, Belegarten, Ordner, Rechte 

Kopie per E-Mail versenden

Diese Option wird angezeigt, wenn in den Einstellungen (AMS DB-Zugriff / Exporteinstellungen) der E-Mailversand eingerichtet ist. Wenn Sie ein Dokument dem Kunden zuordnen, kann keine E-Mail versendet werden. Es wird eine entsprechende Warnmeldung angezeigt.

Vertrag in AMS aufrufen

Mit diesem Button können Sie aus scan2find direkt nach AMS springen, um den gewählten Vertrag aufzurufen und zu bearbeiten. Falls der Aufruf nicht klappt: Der Aufruf ist abhängig von der AMS-Version und der PC-Geschwindigkeit. Hier können Sie die Einstellungen anpassen: Einstellungen für Dateinamen und Kundenaufruf

Kunde in AMS aufrufen

Mit diesem Button können Sie aus scan2find direkt nach AMS springen, um den gewählten Kunden aufzurufen und zu bearbeiten. Falls der Aufruf nicht klappt: Der Aufruf ist abhängig von der AMS-Version und der PC-Geschwindigkeit. Hier können Sie die Einstellungen anpassen: Einstellungen für Dateinamen und Kundenaufruf

Vertragsnummer in AMS eintragen

Neu angelegte Verträge haben in AMS meistens die Vertragsnummer ? oder neu. Es kommt oft vor, dass in dem gelieferten Dokument erstmals eine Vertragsnummer genannt wird. In diesem Fall können Sie den Vertrag über den Namen suchen und anschließend die neue Vertragsnummer direkt in AMS eintragen. Falls mit dem Dokument mehrere Nummern (Normal / Druck) geliefert werden, können Sie auswählen, welche Nummer eingetragen wird. Es ist auch möglich, die Nummer vor der Übernahme manuell zu ändern. Über die Markierungsfelder legen Sie fest, in welches AMS-Feld die Nummer geschrieben wird. 

Wenn Sie das Feld "Melden, wenn VNR leer" markieren, erhalten Sie bei jedem Vertrag mit ?/neu eine Meldung zur Übernahme der neuen Nummer.

Hinweise im unteren Bereich

Im unteren Bereich werden Hinweise für die Zuordnung in AMS angezeigt.

Gesucht mit Vertragsnummer (grün) => Falls in der Liste genau ein Treffer gezeigt wird, ist eine Zuordnung über "... automatisch zuordnen" möglich.

Gesucht über Name (blau) => Die Vertragsnummer wurde nicht in AMS gefunden. Es wurde nur nach Name gesucht. Keine automatische Zuordnung. 

AMS-Ordner => Sie können für jede Belegart einen Zielordner in AMS definieren. Falls das Dokument nicht an den Standardordner gesendet wird, steht hier der Zielordner (grün).

AMS-Dokumententyp => Sie können für jede Belegart einen AMS-Dokumententyp definieren. Falls das Dokument mit Dokumententyp übergeben wird, steht hier der Dokumententyp (grün).

AMS Zugriffsrechte => Sie können für jede Belegart AMS Zugriffsrechte definieren. Falls das Dokument mit Zugriffsrechten übergeben wird, stehen hier entsprechenden Rechte.

Siehe auch Belegarten, Ordner, Rechte


Zuordnung zum Schaden

Ist in den Einstellungen (AMS DB-Zugriff / Exporteinstellungen) ein Schaden-SQL-Befehl angelegt, wechselt scan2find automatisch zur Seite "Schaden", wenn die Gesellschaft eine Schadennummer liefert.

Wenn scan2find keinen Schaden findet, können Sie die Suchmaske benutzen.

Sobald in der Liste ein Schaden (im Sreenshot ist die Liste leer) ausgewählt wird, können Sie das Dokument einem Schaden zuordnen. 

Ablage in Ordner

Hier können Sie einen Ordner auswählen oder den Namen schreiben. Die Ordnerliste kann mit dem Button "Ordner aus AMS einlesen" geladen werden. Beim Einlesen wird die vorhandene Ordnerliste komplett ersetzt. In scan2find kann die Ordnerliste nicht bearbeitet werden. Sie wird immer komplett aus AMS übernommen.

Die Ordnerzuordnung für die gewählte Belegart wird hier nicht berücksichtigt.

Dem gewählten Schaden zuordnen

Sobald in der Liste Schäden angezeigt werden und ein Eintrag blau hinterlegt ist, kann das Dokument dem Schaden zugeordnet werden. Dabei wird aus der AMS-Datenbank die AMSIDNR des Schadens übernommen. Dann wird der Dateiname für das Dokument neu erzeugt und das Dokument wird zusammen mit einer INI-Datei im Exportverzeichnis abgelegt. Von dort übernimmt der AMS Dokumenteneingang die Dokumente. Alle Dokumente, die von scan2find an den AMS Dokumenteneingang übergeben wurden, können von dort mit der Funktion "Automatische Zuordnung" an die endgültigen Ablageorte verteilt werden.
Über die Belegart wird gesteuert, mit welchen Rechten und welchem Dokumententyp das Dokument übergeben wird. Nur der vorgegebene Ordner für die Belegart wird nicht berücksichtigt. 
Siehe AMS DB-Zugriff / Exporteinstellungen, Einstellungen für Dateinamen und Kundenaufruf, Belegarten, Ordner, Rechte  

Kopie per E-Mail versenden

Diese Option wird angezeigt, wenn in den Einstellungen (AMS DB-Zugriff / Exporteinstellungen) der E-Mailversand eingerichtet ist. 

Schadennr. VU in AMS aufrufen

Mit diesem Button können Sie aus scan2find direkt nach AMS springen, um den gewählten Schaden aufzurufen und zu bearbeiten. Falls der Aufruf nicht klappt: Der Aufruf ist abhängig von der AMS-Version und der PC-Geschwindigkeit. Hier können Sie die Einstellungen anpassen: Einstellungen für Dateinamen und Kundenaufruf

Schadennummer in AMS eintragen

Mit dieser Funktion können Sie die Schadennummer aus der BiPRO-Lieferung direkt in AMS eintragen. Sie können die Nummer vor der Übernahme manuell verändern.



Zuordnung zum Vorgang

Die Zuordnung zum Vorgang ist über die Seite "Vertrag" oder "Vorgang" möglich. Auf der Seite "Vorgang" kann nach Betreff und Vorgangsnummer gesucht werden, während auf der Seite "Vertrag" einfach die Vorgänge zu jedem Vertrag eingeblendet werden können. 
Wichtig: Bei der Zuordnung zum Vorgang können weder Ordner noch Dokumententyp übergeben werden! Der Versand von E-Mails ist ebenfalls nicht möglich.


1) Über die Seite Vertrag

Markieren Sie einfach das Feld "Vorgänge zeigen". Die Anzeige wird dann geteilt. Im oberen Teil sind die Verträge und im unteren Teil die zugehörigen Vorgänge zu sehen.

Über den Button "Dem gewählten Vorgang zuordnen" wird das Dokument der Vorgangsnummer zugeordnet.


2) Über die Seite Vorgang

Benutzen Sie die drei Suchfelder im oberen Bereich, um zum gewünschten Vorgang zu gelangen und klicken Sie dann auf "Dem gewählten Vorgang zuordnen". 



Zuordnung zur Gesellschaft

Wechseln Sie zur Seite "Gesellschaft" und geben Sie dort im Suchfeld die Anfangsbuchstaben der gewünschten Gesellschaft (Matchcode) ein. Die Treffer werden automatisch angezeigt.

Wichtig: Zugriffsrechte und Dokumententyp werden bei der Zuordnung zur Gesellschaft nicht übergeben. Der Versand von E-Mails ist ebenfalls nicht möglich.

Ablage in Ordner

Hier können Sie einen Ordner auswählen oder den Namen schreiben. Die Ordnerliste kann mit dem Button "Ordner aus AMS einlesen" geladen werden. Beim Einlesen wird die vorhandene Ordnerliste komplett ersetzt. In scan2find kann die Ordnerliste nicht bearbeitet werden. Sie wird immer komplett aus AMS übernommen.

Die Ordnerzuordnung für die gewählte Belegart wird hier nicht berücksichtigt.

Mit Klick auf "Der gewählten Gesellschaft zuordnen" wird das Dokument an AMS übergeben.