Jedes Dokument wird in scan2find mit vier wesentlichen Merkmalen abgespeichert. 

  • Bereich
  • Geschäftspartner
  • Belegart
  • Belegdatum


Geschäftspartner und Belegdatum brauchen nicht erklärt zu werden, aber dem Bereich und der Belegart sollten Sie vor dem Start etwas Aufmerksamkeit widmen. 


Planvolles Vorgehen am Anfang sichert später Ihren Erfolg mit scan2find! 


So sollten Sie vorgehen:
Erstellen Sie eine vollständige Liste Ihrer Aktenschränke bzw. -ordner. Gruppieren Sie diese Liste nach Themengruppen. Diese könnten zum Beispiel sein: Einkauf, Verkauf, Werbung, Prospekte und Buchhaltung oder in einem anderen Fall z.B. Mandant1, Mandant2 und eigene Dokumente. 

Das Merkmal "Bereich" in scan2find entspricht einem Aktenschrank oder einer Themengruppe in der Realität. Für jeden Aktenschrank bzw. jede Themengruppe legen Sie in scan2find einen Ablagebereich an. Hier gilt die Regel: Je weniger Bereiche desto besser!


Auch über die Belegarten müssen Sie sich vorher Gedanken machen. Je nach Menge der einzelnen Belegarten kann es z.B. sinnvoll sein, eine einzige Belegart "Schriftwechsel" oder zwei Belegarten "Schriftwechsel Eingang" und "Schriftwechsel Ausgang" anzulegen. Bei ähnlichen Belegarten ist es wichtig, den Namen so zu vergeben, dass das wesentliche Merkmal zuerst erscheint.


Empfehlenswerte Bezeichnungen:

Nicht empfehlenswerte Bezeichnungen:

Angebot, Eingang
Angebot, Ausgang
Lieferschein, Eingang
Lieferschein, Ausgang
Rechnung, Eingang
Rechnung, Ausgang

Eingang, Angebot
Ausgang, Angebot
Eingangslieferschein
Ausgangslieferschein
Eingangsrechnung
Ausgangsrechnung


Es macht auch einen Unterschied, ob Sie 1 Partner zuordnen, oder ob Sie mit Absender und Empfänger arbeiten (Siehe Grundeinstellungen).

Wenn Sie 1 Partner zuordnen, ist es sinnvoll, zwischen "Rechnung, Eingang" und "Rechnung, Ausgang" zu unterscheiden. 

Wenn Absender und Empfänger zugeordnet werden, reicht es aus eine Belegart "Rechnung" zu haben. In diesem Fall sind es Eingangsrechnungen, wenn Sie selbst der Empfänger sind und Ausgangsrechnungen, wenn Sie selbst der Absender sind.


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