Dateien importieren (mit Vorschau)

Das Modul "Import mit Vorschau" kann über

das Hauptmenü => Datei => Dateien importieren (Mit Vorschau) oder
den Button "Import mit Vorschau" auf dem scan2find Desktop

aufgerufen werden.

Dieser Import ist für den Import mehrerer Dateien mit verschiedenen Datei-Formaten vorgesehen. Sie können alle Dateien aus einem Verzeichnis in die Dateiliste laden und dann nach und nach zuordnen. Wenn möglich, zeigt scan2find eine Vorschau der jeweils gewählten Datei.

Dieses Modul wird oft für die Zuordnung von Altdaten benutzt, da man auch mehrere Dateien auf einmal zuordnen kann. Sie können in der Liste mehrere Dateien markieren und diese alle mit den selben Zuordnungsdaten übernehmen. Das ist zwar bezüglich Belegdatum und Belegart ungenau, aber bei Altdaten trotzdem hilfreich. Bei 5 Jahre alten Dokumenten geht es eher darum, sie vollständig zu übernehmen, als sie exakt zuzuordnen. Bei Bedarf muss man dann über Volltext suchen oder eine längere Liste durchgehen.

Das Fenster wird zunächst leer geöffnet. Laden Sie zuerst Dateien:

Alle Dateien aus einem Verzeichnis und allen Unterverzeichnissen laden

Alle Dateien aus einem Verzeichnis laden

Eine Datei laden

Anschließend sieht es so aus:

Menü Ansicht

Interner PDF-Reader

scan2find benutzt den internen Reader für die Anzeige der PDF-Dateien. Der interne PDF-Reader ermöglicht auch das Ändern der PDF-Datei. Z.B.: Seiten drehen oder löschen.

Standard PDF-Reader

scan2find benutzt den Microsoft Internet Explorer um die PDF-Datei anzuzeigen. Der Internet Explorer wiederum benutzt den PDF-Reader, den Sie als Standardreader auf dem PC installiert haben. Am meisten verbreitet ist der Adobe Acrobat Reader. Als Alternative empfehlen wir den Foxit Reader (Herstellerlink Bitte achten Sie bei der Installation darauf, dass sie keine zusätzlichen Tools und Testversionen installieren.), der in Verbindung mit scan2find sehr stabil und zuverlässig arbeitet. Allerdings gibt es vereinzelt Firmen, die ihre PDF-Dateien mit einem Tag versehen, der das Öffnen der Datei ausschließlich mit Adobe-Software erlaubt. Wenn Sie in der PDF-Anzeige nur weiße Seiten sehen, müssen Sie den Adobe Reader benutzen.

Fenstereinstellungen speichern

Die aktuelle Position und Größe des Fensters, sowie die Readerauswahl werden gespeichert.

Fenster aus scan2find lösen

Wenn Sie das Bedürfnis haben, die PDF-Anzeige vollkommen frei über alle Monitore zu verschieben, können Sie das Fenster aus scan2find lösen.

Sortierung

Da mit diesem Unterprogramm auch mehrere Dateien auf einmal zugeordnet werden können, kann es hilfreich sein, die Sortierung der Liste anzupassen. Falls die Dateinamen zum Beispiel mit dem Kundennamen oder der Belegart beginnen, erleichtert eine passende Sortierung die Arbeit.

Vorschau zeigen

Bei machen Dateitypen, insbesondere MS-Office-Dateien kann es zu unerwünschten Meldungen kommen, wenn scan2find versucht, eine Vorschau für die Datei zu erstellen. Deshalb ist die Vorschau abschaltbar. Sie sehen dann zwar nicht den Inhalt der Datei, bekommen aber auch nicht die lästigen Meldungen. Oft reicht ja der Dateiname für eine passende Zuordnung aus.

Zur Beschreibung des Zuordnungsdialogs