Diese Dokumentation gibt einen Überblick über die Installation sowie wichtige Funktionen und Möglichkeiten von scan2find.


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Entstehung von scan2find

Mit der Entwicklung von scan2find wurde im April 2000 begonnen. Ziel war die Erstellung eines professionellen DMS-Systems, das sich deutlich von Vergleichsprodukten unterscheidet. Die erste Lizenz wurde im April 2001 ausgeliefert.

Anfangs konnte scan2find lediglich Adressen verwalten und Belege scannen. Doch schon bald wurde die Verwaltung auf PDF- und Office-Dokumente erweitert. Die aktuelle Version kann jedes beliebige Dokument verwalten.

In die Version 3.00 wurden erstmals zahlreiche Funktionen integriert, die über das normale Dokumentenmanagement hinaus gehen und scan2find damit zu einem Allround-Programm für die Abwicklung von Geschäfts­vorfällen machen.

Die Wünsche und Ideen begeisterter Anwender sind der Motor für die stetige Weiter­entwicklung von scan2find. Eine zügige Umsetzung dieser Wünsche garantiert zufriedene Kunden und ist die Basis für den Erfolg von scan2find.



Allgemeine Beschreibung

scan2find ist ein DMS-System, dass Ihnen bei den alltäglichen Verwaltungsaufgaben eine große Arbeitserleichterung garantiert. scan2find arbeitet losgelöst vom "Denken in Aktenordnern". Bei scan2find stehen Ihre Geschäftspartner im Zentrum aller Aktivitäten. Wenn das Telefon klingelt sollen Sie sofort alle Informationen zum Geschäftspartner zur Verfügung haben, ohne lange zu suchen. Dabei hilft Ihnen scan2find. Übersichtlich liefert Ihnen scan2find eine chronologische Liste mit allen Dokumenten, die einen Geschäftspartner betreffen. Es ist vollkommen unerheblich, ob es sich dabei um einen gescannten Brief, eine Text-Datei, Kalkulation, Email oder ein Foto handelt. Alles wird von scan2find verwaltet und bei Bedarf sofort angezeigt. Eingangspost und Ausgangspost chronologisch auf einen Blick; das ist die Basis für effektives Arbeiten im Büro.
Natürlich darf das "Füttern" von scan2find mit Ihren Daten diese Vorzüge nicht zunichte machen. Deshalb ist scan2find ganz einfach aufgebaut und leicht zu bedienen. Neue Dokumente können einfach mit der Maus ins Hauptfenster gezogen werden und schon öffnet sich ein Dialog für die Zu­ordnung. In Sekundenschnelle ist das neue Dokument aufgenommen. Ein besonderer Clou ist die Erstellung von Office-Dokumenten direkt aus scan2find heraus. Dabei müssen Sie nicht einmal einen Dateinamen vergeben. Auch beim Scannen von Eingangspost müssen Sie niemals einen Dateinamen eintippen. Diese Arbeit übernimmt scan2find. Sie brauchen nur den Geschäftspartner, Ablagebereich und die Belegart auszuwäh­len.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie haarsträubende Verzeichnisstrukturen nach Dateien durchsucht haben.

Jedes Dokument kann mit einem Bearbeitungshinweis auf Wiedervorlage gelegt werden. Beim Programmstart werden alle aktuellen Wiedervorlagen angezeigt. So verpassen Sie keine Fristen mehr. Die Kombinationsmög­lichkeiten für die Suche nach Dokumenten sind eine besondere Stärke von scan2find. Ohne Aufwand können Aufgabenstellungen wie z.B.

- alle Geschäftspartner aus dem PLZ-Gebiet 6
- alle Eingangsrechnungen vom Januar
- alle Dokumente vom 15.12.-16.12.
- alle Angebote vom Oktober an Geschäftspartner mit dem Namen Müller
- etc. etc. etc.

gelöst werden. Alle Suchkriterien können in einem einzigen Fenster in beliebiger Kombination eingeben werden.

Die Mehrplatzversion verfügt darüber hinaus über eine Benutzerverwaltung. Dadurch kann sicher gestellt werden, dass Jeder nur die Dokumente und Informationen abrufen kann, für die er auch eine Berechtigung besitzt.

scan2find legt alle Dokumente unverändert in einem einzigen Archiv-Verzeichnis ab. Innerhalb dieses Verzeichnisses organisiert scan2find die Dokumente so, dass sie leicht auf CD gesichert bzw. archiviert werden können. Ist eine Datei nicht mehr im Ablageverzeichnis vorhanden, verlangt scan2find automatisch nach der entsprechenden CD.



Besondere Funktionen

scan2find verfügt über einige Funktionen, die über den Rahmen des normalen Dokumentenmanagements hinausgehen.

  • Eigener Email-Client mit direkter Zuordnungsmöglichkeit
  • Versand von Serien-Emails mit individuellen Inhalten
  • Email-Vorlagen, die mit individuellen Daten gefüllt werden können
  • Terminverwaltung, Online-Zugänge, Vorgangsverwaltung, Geburtstagsliste
  • Adressimport und Adressimport aus MS Outlook
  • Automatisierung von MS Office- und OpenOffice/LibreOffice-Dokumenten
  • Frei definierbare Zähler
  • Telefonie (falls geeignete Anlage vorhanden, optional)
    - Automatisches Wählen
    - Anzeige von ankommenden Anrufen und Aufruf des Partners
    - Telefonprotokoll anhand der Daten von TAPI-Schnittstellen
  • OCR: In Verbindung mit MS Document Imaging (enthalten im kostenlos erhältlichen Microsoft Sharepoint Designer oder MS-WORD 2003/2007), Finereader Sprint 9/12 oder Omnipage pro ab Version 16 kann während des Scannens eine Texterkennung durchgeführt werden.
  • Volltextsuche: Aus PDF, TXT, RTF, DOC, ODS, ODT sowie scan2find Emails kann der Volltext extrahiert werden. Bei gescannten Dokumenten kann der Volltextindex über OCR (sofern die Voraussetzungen gegeben sind, s.o.) erzeugt werden.
  • Miniaturvorschau: Für viele Dateiformate kann scan2find ein kleines Vorschaubild erzeugen, dass in den Suchergebnissen sofort mit angezeigt wird.
  • QR-Code / Bezahlcode: Mit QR-Codes können Adressen, Wiedervorlagen und Überweisungsdaten sehr bequem auf Smartphones übertragen werden.
  • Massenimport: Es gibt diverse Sondermodule zum Massenimport von Dokumenten, die bei Bedarf angepasst und freigeschaltet werden:
    - Import von AS400/Beleglesesystemen, Erkennung von PDF-Dateien
  • Stapelscan mit Erkennung linearer u. Datamatrix Barcodes(Optional)
    Mit diesem Sondermodul kann beim Scannen direkt eine Barcode-Erkennung durchgeführt werden. Die Belege können automatisch zu Multipage-Dateien zusammengefasst und importiert werden. Bis zu 100 Seiten pro Minute können problemlos verarbeitet werden.
  • Vertragsverwaltung für Versicherungsmakler inkl. GDV-Import für Adressen und Vertragsdaten sowie BiPRO-Schnittstellen zu vielen Versicherungsgesellschaften für die Abholung der Maklerpost.
  • Wartungs- und Instandhaltungsmodul für Industrieanlagen
    Mit diesem Modul können Maschinen und Fahrzeuge verwaltet werden. Es werden beliebig viele Wartungsvorschriften angelegt und auf Termin/Wiederholungstermin gesetzt. Die Kosten und Arbeitszeiten für Wartungen und Instandsetzungen werden protokolliert und ausgewertet. Es ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Monteur zu welchem Zeitpunkt eine Maschine repariert hat.